Kişisel Verilerin Korunması (KVKK)

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN DİSİPLİN YÖNETMELİĞİ

  1. AMAÇ

Bu yönetmelik, OFİS YEM GIDA SANAYİ TİCARET ANONİM ŞİRKETİ (bundan böyle OFİS YEM olarak adlandırılacaktır) tarafından Veri Sorumlusu sıfatı ile işlenen ve korunan Kişisel Verilerin, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili Mevzuat ile OFİS YEM tarafından yayımlanan KVKK politikasına uygun hükümlere ve iş yapış şekillerine uymayanlara karşı uygulanacak disiplin sürecini tanımlar.

  1. KAPSAM

Bu Yönetmelik, OFİS YEM ‘de 4857 sayılı İş Kanununa tabi olarak çalışan tüm çalışan hakkında uygulanır.

  1. SORUMLULUK

Çalışanın görev ve sorumluluklarını tanımlayan yönetmelikler, talimat ve prosedürler (Disiplin Yönetmeliği, İşe Alım Prosedürü, KVKK hakkındaki her türlü sözleşme vb.) çalışana tebliğ edilir, bilgisi ve eğitimi verilir. Bu nedenle çalışan bu belgelerdeki tanım ve yükümlülüklere uymayı peşinen kabul etmiş sayılır. Bu sürecin işletilmesinden ise Kişisel Veri Kurulu sorumludur.

  1. UYGULAMA

    1. Disiplin Yönetmeliğinde sorumlu makam Genel Müdürdür.

    2. Çalışan, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Koruma Kanununa veya bilgi güvenliğine ilişkin tedbirler konusunda yetkisini aşması veya kötüye kullanması, ihmali, kusuru veya yanlış hareketi nedeniyle OFİS YEM nezdinde oluşacak her türlü zarardan sorumlu olup dikkatsizlik ve özensizlik gösteren çalışan hakkında tutanak tutulur ve KVKK komitesi / Disiplin Kurulu tarafından yapılacak inceleme neticesinde uyarı – kınama – maaştan kesme - iş akdinin feshi gibi müeyyideler uygulanabilir. 4857 Sayılı İş Yasası hükümlerine göre iş akdini fesih hakkı saklı kalmak kaydıyla OFİS YEM zararını çalışandan yasal faizi ile birlikte tahsil eder.

    3. Herhangi bir şekilde Kişisel Veri ihlali ile karşılaşan çalışan önce ihlalin konusunu, şeklini ve kapsamını vakit geçirmeksizin işyerindeki kendi yöneticisine yazılı şekilde ya da e-posta ile bildirir.

    4. Konusu kanunlarca suç olarak sayılmış herhangi bir fiili gören kişinin bu fiili bildirmemesinden dolayı oluşabilecek her türlü ceza ve tazminatlar fiili görmesine rağmen bildirmeyen çalışana, çalışanın kendi yöneticisine bildirmesi durumunda kendi yöneticisinin gerekli bildirimi yapmaması durumunda ise birim yöneticisine rücu edilir.

    5. Disiplin soruşturmasının gizliliği esastır. Disiplin cezası gerektiren fiili, amirlerine bildiren çalışanın isminin açıklanmaması esastır. Bu ismi ifşa eden çalışana ayrıca ceza verilir.

    6. Şirkette bulunan donanımlara verilecek zararlar kanun nezdinde suç oluşturmaktadır. Gizli bir şekilde donanımda tahribat yapmak, donanımların konfigürasyonunu, işleyişini değiştirmek, güvenlik açığı yaratacak değişiklikler yapmak veya uygulamalar kullanmak, Veri çalmak veya çalmaya teşebbüs etmek vb. durumlar gerçekleştiğinde yetkili birim tarafından tutanak tutularak ilgili çalışan hakkında disiplin soruşturması açılır ve 4857 Sayılı İş Yasası hükümlerine göre hakkında işlem yapılır. Ayrıca ilgili çalışanın hesabı süresiz olarak kapatılarak yetkili makamlara şikâyette bulunulur.

    7. Disk alanında zararlı dosyalar, programlar tespit edilmesi halinde kullanıcı hesabı süresiz kapatılır ve dosyalar silinir. Yasa gereği OFİS YEM’nın uğrayacağı tüm zararlardan ilgili çalışan sorumlu olup kurum, zararını çalışandan yasal faizi ile birlikte tahsil etme hakkına sahiptir.

    8. Yetkisiz olarak başkalarının disk alanlarına, dosyalarına, verilerine erişilmesi durumunda kullanıcı hesabı süresiz kapatılır, kanuni süreç başlatılır ve disiplin soruşturması açılır.

    9. Kişisel parolaların paylaşılması yasak olup bunun paylaşımı disiplin soruşturması gerektirir. Bunu paylaşan kullanıcı oluşabilecek her türlü istismarın sorumluluğunu da kabul etmiş olur.

    10. Başkasının e-posta hesabını kullanılması yasak olup kullanılması durumunda kullanıcı hesabı süresiz olarak kapatılır.

    11. Hakaret – tehdit ve suç unsuru içeren e-posta gönderilmesi durumunda kullanıcı hesabı süresiz kapatılır, kanuni süreç başlatılır ve disiplin soruşturması açılır.

    12. OFİS YEM’ya ait her türlü bilgi ve evrakın e-posta veya başka kanallarla üçüncü şahıslara yetkisiz olarak paylaşılması durumunda disiplin prosedürü başlatılır.

    13. Sistem ve ağ güvenliğinin ihlal edilmesi disiplin suçudur ve hukuki sorumluluk doğurur. Böyle bir durum oluştuğunda yönetim gerekli incelemeleri yapar, yaptırır. Yapılan işlem suç oluşturduğundan şüphe duyulursa ayrıca savcılık nezdinde hukuki süreç başlatılır.

    14. Fikri Mülkiyet Haklarının ihlali durumunda gerek disiplin hükümleri gerekse FSEK hükümleri geçerli olacaktır.

    15. Çalışan, OFİS YEM’nın bilgi ve iletişim varlıklarının iş amaçlarına uygun kullanılması için gerekli kuralları düzenleyen “Kişisel Veri Politikası”nda belirtilen kurallara uyacağını taahhüt eder ve kişilik hakları saklı kalmak üzere kurallara uyumunun kontrol edileceğinden haberdardır.

    16. Bu yönetmelikte açıkça sayılmayan bir fiilin meydana gelmesi durumunda; kullanıcı bu fiilinin karşılığında, fiile en yakın ve benzer olan fiilin gerektirdiği disiplin cezası uygulanır. Ayrıca 4857 sayılı İş Kanununun hükümleri göz önüne alınarak da işlem yapılabilir.

    17. Disiplin Kurulu ceza tertip etmeden önce olayın özelliğini, uygulanacak cezanın niteliğini dikkate alarak suç konusu eylemde kusur oranı, kasıt unsuru, çalışanın geçmişteki durumu, bilirkişi raporu gibi bilgi ve belge desteğinden yararlanabilecektir.

    18. Çalışanlar, OFİS YEM bünyesinde çalışmaya başladığı andan itibaren “Gizlilik Sözleşmesini” imzalar. Sözleşmede yazılan tüm hususlara uymayı kabul ve taahhüt eder, edilmediği takdirde ise iş bu disiplin yönetmeliğinde belirtilen hususlara göre hareket edilir.

    19. Ceza türünün seçiminde objektif kıstaslar dikkate alınarak takdir yetkisi kullanılabilecektir. Takdir yetkisi bir alt ya da üst ceza verilmesi veya hiç ceza verilmemesi şeklinde kullanılabilecektir.

    20. OFİS YEM Disiplin Kurulu veya KVKK Komitesi tarafından uygulanacak cezalar; uyarı, ihtar, maaştan kesinti ve iş akdinin sona erdirilmesi olarak belirlenmiştir.

    21. Herhangi bir fiil ve davranışı nedeniyle disiplin cezası verilmiş çalışana ikinci kez disiplin cezası verilmesi gerektiğinde, fiil veya davranışın niteliğine bakılmaksızın bir üst ceza verilir.

    22. Çalışanın aldığı cezalar çalışanın özlük dosyasında OFİS YEM’nın İnsan Kaynakları Yöneticisi tarafından takip edilir ve özlük dosyasına işlenir.

    23. OFİS YEM, hizmet aldığı tedarikçilerle ve/veya iş ortakları da Kişisel Verilere ilişkin Gizlilik Sözleşmesini imzalar







  1. Disiplin Suçlarına Sebep Olan Fiillere Uygulanacak Olan Cezalar

UYARI

Çalışanın görevinde ve davranışlarında daha dikkatli olması hususunun yazılı olarak bildirilmesidir.

İHTAR

Çalışanın davranışında ya da yaptığı işinde kusurlu olduğunun yazılı olarak bildirilmesidir.

SAVUNMA

Çalışanın uyarı veya ihtar alması durumunda vermesi gerekli yazılı ifadedir.

İŞTEN ÇIKARMA

Çalışanın işine bildirimsiz olarak son verilmesidir.